Datenschutzerklärung
für FluidLife App Nutzer

Stand [21.09.2023]

Fluidtime Data Services GmbH misst dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten größte Bedeutung bei. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen der EU-Datenschutz Grundverordnung (DSGVO), des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) und des Telekommunikationsgesetzes (TKG) in der geltenden Fassung. Wir sehen es als unsere Verpflichtung an, Ihre Daten mit größtmöglicher Sorgfalt zu verwalten und alles zu tun, um Ihre Informationen vor Missbrauch zu schützen. Unsere Mitarbeiter und Bevollmächtigten sind verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.

Die nachfolgenden Informationen erläutern im Einzelnen, welche Daten während Ihres Besuchs in unseren FluidLife Apps erfasst werden und wie wir diese nutzen. Sie können diese Datenschutzerklärung jederzeit in unserer FluidLife App und auf unserer Webseite abrufen.

Einzelne App-Bereiche können Links zu anderen Anbietern außerhalb der Fluidtime Data Services GmbH enthalten, auf die sich diese Datenschutzerklärung nicht erstreckt, d.h. wir können für diese Inhalte keine Haftung übernehmen.

1. Wer ist der Datenverantwortliche?

Der Datenverantwortliche ist Fluidtime Data Service GmbH, Neubaugasse 12-14/25, 1070 Wien.

2. Welche Daten werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen sie?

Die folgenden Informationen werden von Fluidtime oder im Auftrag von Fluidtime gesammelt.

2.1 Informationen die Sie zur Verfügung stellen

Benutzerprofil: Wir verarbeiten Daten, wenn Sie Ihren Nutzer Account erstellen oder aktualisieren. Dazu gehört in jedem Fall Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Abhängig davon, welche Services Sie in Anspruch nehmen und welche freiwilligen Angaben Sie machen, gehören dazu außerdem Ihr Geburtsdatum, Ihr Geschlecht, Ihre Telefonnummer, Ihre Adresse, Ihr Fahrzeug Kennzeichen und Ihr Profilbild. Sofern Sie eine Einladung einer Organisation wie z.B. eines Unternehmens akzeptieren (verbundene Organisation), wird die dadurch hergestellte Verbindung zu diesem Unternehmen ebenfalls gespeichert. Neben den Daten selbst wird dabei auch der Zeitpunkt der Erstellung sowie jeglicher Änderung dieser Daten gespeichert und verarbeitet.
Zustimmungen: Zustimmungen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärungen in Zusammenhang mit der FluidLife App, verbundenen Organisationen und Drittanbietern, die wir für die Erbringung unserer Dienste nutzen oder deren Dienste wir ihnen zur Verfügung stellen. Neben der Zustimmung selbst wird dabei auch der Zeitpunkt der Zustimmung gespeichert und verarbeitet.
Manuelle Belegerfassung: Wir verarbeiten alle Dateien, die Sie im Zuge der manuellen Belegerfassung hochladen und speichern den Zeitpunkt des Uploads.
Logbuch: Alle Fahrten im Logbuch werden mit Start- und Endpunkt, Zeit, Dauer, Transportmittel, Distanz und Zeitpunkt der Erstellung gespeichert.
Feedback Formular: Wir verarbeiten die Kontaktdaten, die Sie im Feedback Formular bekannt geben sowie den übermittelten Content (Text, Bild, etc.) und speichern den Zeitpunkt der Übermittlung. Ist das Feedback an uns adressiert speichern wir zusätzlich den übermittelten Content.
Ridesharing: Alle Daten zu Fahrten, die Sie anbieten, anfragen, bestätigen oder ablehnen sowie sämtliche damit in Zusammenhang stehende Informationen wie Fahrer, Mitfahrer, Start- und Endpunkt, Startzeit, Kommunikation zwischen Fahrer und Mitfahrer in der FluidLife App sowie die Bestätigung der Durchführung der Fahrt werden von uns verarbeitet und gespeichert. Neben den Daten selbst wird dabei jeweils auch der Zeitpunkt der Erstellung gespeichert.

2.2 Informationen, die erstellt werden, wenn Sie unsere Dienste nutzen

Diese Informationen werden während der Nutzung unserer Dienste gesammelt:

Standortdaten: Die Position wird anhand des mobilen Geräts unter Verwendung von Mobilfunk-, Wi-Fi- oder anderen netzwerkbezogenen Kennungen ermittelt, um die Position auf der Karte anzuzeigen und den Standort für Suchanfragen zu verwenden. Die Suchanfragen und Ergebnisse werden anonymisiert gespeichert.
Routenabfrage: Die eingegebenen Parameter für eine Routenabfrage (u.a. Start, Ziel, Datum) werden verarbeitet, um App Nutzern Routenergebnisse zur Verfügung zu stellen. Die Suchanfragen und Ergebnisse werden anonymisiert gespeichert.
Favoriten und Verlauf: Die Favoriten und die Historie von Suchanfragen werden ausschließlich am Endgerät des App Nutzers gespeichert.
Buchungsinformationen: Wir verarbeiten und speichern alle relevanten Transaktionsdaten für von Ihnen durchgeführte Buchungen (u.a. Transportdienstleister, Shared Ressources, Produkt, Zeitpunkt, externe Buchungsreferenz, ergänzende Buchungsangaben und Zahlungsmethode) inklusive der dazugehörigen Routenabfrage.
Rechnungen: Wir verarbeiten und speichern alle ausgestellten Rechnungen und damit alle Daten in Zusammenhang mit der Rechnungslegung (u.a. Rechnungsinformationen, externe Referenz zu Rechnungen)
Nutzungsdaten beim Betrieb der FludiLife Apps: Daten über die Nutzung der FluidLife Apps (z.B. Authentifizierungsreferenz, Login) werden als Logs verarbeitet und gespeichert, um unseren Service zu verbessern und unser System vor böswilliger Nutzung zu schützen. Statistische Daten über die Nutzung der App sowie Daten über Appabstürze werden verarbeitet und anonymisiert gespeichert.
Geräteinformationen: Sofern von Ihnen die Funktion für Push Benachrichtigungen nicht deaktiviert wird, werden Token bzw. Push Token, die zum Versand von Notifications benötigt werden, verarbeitet und gespeichert.
Sonstige Daten: Daten, die Sie nicht persönlich identifizieren, wie z. B. Zusammenfassungen anonymer Daten, Routensuchen, IP-Adressen, Betriebssysteme, Profileinstellungen und ähnliches, fallen nicht unter diese Richtlinie. Für Daten, die Sie nicht als Individuum identifizieren, haben wir das Recht, sie nach unserem Ermessen zu verwenden.

Wir verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten über Sie, die im Hinblick auf unsere angebotenen Leistungen notwendig sind. Alle unsere personenbezogenen Datenverarbeitungen haben laut Gesetz eine Rechtsgrundlage.

2.3 Informationen, die von verbundenen Organisationen erstellt werden, wenn Sie unsere Dienste nutzen und der Verbindung zu einer Organisation zugestimmt haben

Diese Daten werden von Organisationen wie z.B. Unternehmen, deren Einladung sie akzeptiert und deren Datenschutzerklärung sie zugestimmt haben, erfasst und von uns verarbeitet und gespeichert:

ID und individuelle Informationen: Eine eindeutige ID zur Identifizierung des App Nutzers sowie weitere individuelle Informationen wie z.B. eine Kostenstelle, Mitgliedsnummer
Verwaltung der freigeschaltenen Module: Die Organisation kann sie für ein Informationsportal, Shared Ressources, Firmenkonto, Mobilitätsbudget, Ridesharing sowie Energiemonitor freischalten. Jede Freischaltung sowie jede Änderung derselben wird von uns verarbeitet und gespeichert.
Manuelle Belegverarbeitung: Sämtliche Daten auf von ihnen übermittelten Dokumenten wie z.B. Belegen werden erfasst und mit ihrer ID verknüpft
Feedback Formular: An Unternehmen gerichtetes Feedback kann von diesen erfasst und gespeichert sowie an uns weitergeleitet werden.
Firmenkonto und Mobilitätsbudget: Sofern von der Organisation für Sie freigeschalten, definiert die Organisation sowohl für das Firmenkonto als auch für das Mobilitätsbudget ein Limit / Buchungsrahmen. Jedes erfasste Limit sowie jede Änderung des Limits, wird von uns verarbeitet und gespeichert.
Energiemonitor: Die Organisation erfasst die Informationen zu den freigeschaltenen Zählpunkten von digitalen Zählgeräten (Smart Meter). Jeder erfasste Zählpunkt, jede Änderung der Zählpunkte sowie sämtliche auf Basis der Zählpunkte übermittelten Informationen zum Energieverbrauch werden von uns verarbeitet und gespeichert.

3. Zu welchen Zwecken werden die Daten verarbeitet?

Wir verwenden die bereitgestellten Informationen für die folgenden Zwecke:

3.1 Bereitstellen der Dienste

Für die Erbringung der Dienstleistungen ist die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten erforderlich. Dies ermöglicht es uns:

Sie über verfügbare Dienste und Routenoptionen zu informieren
Funktionen zur Personalisierung Ihres Nutzer Accounts zu aktivieren, wie z. B. das Anlegen von Favoriten und den schnellen Zugriff auf vorherige Ziele zu ermöglichen
Ihnen über das Informationsportal News und Informationen der Organisationen mit denen Sie verbunden sind anzuzeigen
Die Dokumentation Ihren Fahrten in ihrem Logbuch zu ermöglichen
Mit Ihnen in Kontakt zu treten, sofern Sie uns über das Feedback Formular darum gebeten haben
Interne Vorgänge durchzuführen, die für die Bereitstellung unserer Dienste erforderlich sind, einschließlich der Behebung von Softwarefehlern und Betriebsproblemen, Tests und zur Kontrolle.

3.2 Gesetzliche Verpflichtungen

Wir können die von uns gesammelten Informationen verwenden, um Ansprüche oder Streitigkeiten im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung unserer Dienste zu untersuchen oder zu klären, oder wie anderweitig durch geltendes Recht erlaubt, oder wie von Aufsichtsbehörden, Regierungsstellen und offiziellen Anfragen verlangt.n verlangt.

3.3 Forschung und Entwicklung

Wir können die von uns erfassten Informationen für Tests, Forschung, Analysen und Produktentwicklung verwenden. Auf diese Weise können wir die Sicherheit unserer Dienste verbessern und ausbauen, neue Funktionen und Produkte entwickeln und Versicherungs- und Finanzierungslösungen in Verbindung mit unseren Diensten ermöglichen.

4. Wer erhält Ihre Daten?

Damit wir Ihnen unsere Dienste und die Dienste von Drittanbietern anbieten können, geben wir einige Ihrer personenbezogenen Daten an vertrauenswürdige Drittanbieter oder an Behörden weiter. Diese Dienstleister sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im für die Leistungserbringung erforderlichen Umfang zu verarbeiten. Des Weiteren werden in Zusammenhang mit Ridesharing Fahrten erforderliche Informationen an andere App Nutzer weitergegeben. Nicht-personenbezogene Daten oder anonymisierte statistische Daten können von uns an ausgewählte Dritte weitergeben werden.

Eine vollständige Liste aller aktuell genutzten Drittanbieter finden Sie hier: https://www.fluidlife.app/partner

Folgende Kategorien von Drittanbieter (Empfängerkategorien) können Daten aus berechtigten Gründen erhalten.

4.1 Hosting Anbieter

Wir speichern und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Servern von Drittanbietern. Diese Anbieter werden von uns sorgfältig ausgewählt, um alle Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit zu erfüllen.

4.2 Transportdienstleister

Wir übermitteln personenbezogene Daten an Transportdienstleister, mit denen wir Vereinbarungen getroffen haben und die für die Nutzung ihrer Dienste erforderlich sind. Dies sind externe Anbieter, die für die Bereitstellung bestimmter Transportdienste zur Verfügung stehen (u.a. Taxi Anbieter, etc.).

4.3 Ticket Anbieter

Wir übermitteln personenbezogene Daten an Ticket Anbieter, mit denen wir Vereinbarungen getroffen haben und die für die Nutzung bestimmter Transportdienstleister erforderlich sind.

4.4 Dienstleistungsanbieter

Wir übermitteln personenbezogene Daten an befähigte Dienstleister. Dies können die folgenden sein:

Authentifizierungs- und Verifizierungsanbieter: Externe Anbieter zur Abwicklung von Authentifizierungsprozessen.
E-Mail / SMS- / (Push-)Notification Anbieter: Externe Anbieter zum Versand von E-Mails, SMS und (Push-)Notifications. Eine Deaktivierung der Push-Notifications ist jederzeit möglich.
Rechnungslegungsanbieter: Externe Anbieter zur Abwicklung des Rechnungslegungsprozesses.
Routing und Geolocation Services: Externe Anbieter zur Abwicklung von Routing-Anfragen und Geolocation-Diensten (z. B. Geo-Resolving, Autocomplete.).
Monitoring: Externe Anbieter die zur Überwachung der Verfügbarkeit der Services (z.B. App Abstürze) eingesetzt werden.

4.5 Verbundene Organisationen

Organisationen die Kunden von FluidLife sind, können FluidLife App Nutzer per E-Mail einladen sich mit ihnen zu verbinden, um mit diesen Informationen, Firmenkonten, Mobilitätsbudgets und Ressourcen zu teilen. Sofern Sie die Einladung akzeptieren, übermitteln wir personenbezogene Daten an diese Organisationen, die für die Nutzung deren Leistungen wie

Belege von Fahrtkosten oder Spesen zu übermitteln (manuelle Belegerfassung)
Feedback übermitteln
Ridesharing Angebote innerhalb der Organisation zu nutzen
Die Kosten für genutzte Mobilitätsleistungen auf ein Firmenkonto zu buchen oder über ein Mobilitätsbudget zu bezahlen
Von diesen zur Verfügung gestellte Ressourcen zu buchen (Shared Ressources)
Daten zum Energieverbrauch einzusehen (Energiemonitor)

erforderlich sind.

4.6 Andere App Nutzer

Im Zusammenhang mit dem Anbieten, Anfragen, Bestätigen oder Ablehnen von Ridesharing Fahrten übermitteln wir personenbezogene Daten an andere App Nutzer.

4.7 Welche Daten werden übermittelt?

Daten welcher Datenkategorien an welche Empfängerkategorien im jeweils erforderlichen Umfang weitergegeben werden, ist in folgender Tabelle angeführt. Details zu den Datenkategorien sind unter Punkt 2 angeführt.

5. Aus rechtlichen Gründen oder im Falle einer Streitigkeit

Wir können Ihre Daten weitergeben, wenn dies durch geltende Gesetze, Vorschriften, Betriebsvereinbarungen, rechtliche Verfahren oder behördliche Aufforderungen erforderlich ist oder wenn die Offenlegung aufgrund von Sicherheits- oder ähnlichen Bedenken anderweitig angemessen ist.

Dies schließt die Weitergabe Ihrer Daten an Strafverfolgungsbehörden, Regierungsbehörden oder andere Dritte ein, wenn dies erforderlich ist, um unsere Nutzungsbedingungen, Benutzervereinbarungen oder andere Richtlinien durchzusetzen, um unsere Rechte oder unser Eigentum oder die Rechte, die Sicherheit oder das Eigentum anderer zu schützen, oder im Falle eines Anspruchs oder Rechtsstreits in Bezug auf Ihre Nutzung unserer Dienste.

Dies schließt auch die Weitergabe Ihrer Daten an Andere, in Verbindung mit oder während der Verhandlungen über eine Fusion, einen Verkauf von Unternehmensvermögen, eine Konsolidierung oder Umstrukturierung, eine Finanzierung oder eine Übernahme unseres gesamten oder eines Teils unseres Unternehmens durch oder in ein anderes Unternehmen ein.

6. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir benötigen Benutzerprofilinformationen, um unsere Dienste bereitstellen zu können, und bewahren diese Informationen so lange auf, wie Sie Ihren Nutzer Account haben.

Wir bewahren bestimmte Informationen, einschließlich Transaktions-, Standort-, Geräte- und Nutzungsinformationen, für mindestens 7 Jahre auf, wenn dies aufgrund von behördlichen, steuerlichen und anderen Anforderungen an den Orten, an denen wir tätig sind, erforderlich ist.

Sie können die Löschung Ihres Nutzer Accounts jederzeit durch eine E-Mail an privacy@fluidtime.com beantragen.

Auf Basis einer solchen Anfrage, löschen wir die Informationen, die nicht aufbewahrt werden müssen. Unter bestimmten Umständen kann es sein, dass wir Ihren Nutzer Account nicht löschen können, z.B. wenn ein ausstehendes Guthaben, eine offene Forderung oder eine offene Buchung auf Ihrem Nutzer Account besteht oder eine offene Streitigkeit im Zusammenhang mit ihrem Nutzer Account vorliegt. Sobald die Ursache, die eine Löschung ihres Nutzer Accounts verhindert, nicht mehr existiert, löschen wir Ihren Nutzer Account wie oben beschrieben.

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)?

Recht auf Widerruf

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung in die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person oder Ihrem Pseudonym gespeicherten Daten zu verlangen. Auf Ihr Verlangen kann die Auskunft auch elektronisch erteilt werden.

Recht auf Löschung oder Berichtigung

Sie haben das Recht, die Löschung oder Berichtigung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Unter bestimmten Umständen ist es uns nicht möglich, Ihren Nutzer Account zu löschen, z.B. wenn ein ausstehendes Guthaben, eine offene Forderung oder eine offene Buchung auf Ihrem Nutzer Account besteht oder eine offene Streitigkeit im Zusammenhang mit ihrem Nutzer Account vorliegt. Sobald die Ursache, die eine Löschung ihres Nutzer Accounts verhindert, nicht mehr existiert, löschen wir Ihren Nutzer Account wie oben beschrieben.

Kontaktstelle

Um Ihre Rechte auf Widerruf, Auskunft, Löschung oder Berichtigung Ihrer Daten wahrzunehmen, wenden Sie sich bitte an Fluidtime Data Services GmbH, Neubaugasse 12-14-/25, 1070 Wien oder senden Sie uns ein E-Mail an privacy@fluidtime.com. Die Nutzung der oben genannten Rechte ist für Sie kostenlos.

8. Datensicherheit

Ihre Datensicherheit hat für uns höchste Priorität. Unser erklärtes Ziel ist es, alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der Datenverarbeitung zu gewährleisten und Ihre personenbezogenen Daten so zu verarbeiten, dass sie vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt sind.

Durch den Einsatz modernster Sicherheitssoftware, Verschlüsselungsmethoden und -verfahren entspricht unsere IT-Infrastruktur den höchsten internationalen Sicherheitsstandards. Darüber hinaus fördern wir die Sicherheit Ihrer Daten durch den Einsatz von risikominimierenden Maßnahmen und präventiven Vorkehrungen.

Unsere Website und die zugehörigen IT-Systeme sind durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff und Veränderung Ihrer Daten sowie gegen Verlust und Zerstörung geschützt.

Mit unseren mobilen Apps kommunizieren Sie ausschließlich verschlüsselt, so dass die Übertragung von personenbezogenen Daten geschützt ist.

Sollten Sie dennoch auf mögliche Sicherheitslücken stoßen, informieren Sie uns bitte so schnell wie möglich! Senden Sie uns eine detaillierte Beschreibung der Sicherheitslücke an privacy@fluidtime.com. Bitte senden Sie uns auch die genaue URL und eine Beschreibung, wie die Schwachstelle gefunden wurde - idealerweise mit einem Screenshot oder ähnlichem.

9. Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Da wir sicherstellen möchten, dass diese Datenschutzerklärung die Art und Weise wie wir mit Ihren Daten umgehen korrekt widerspiegelt, müssen wir uns das Recht vorbehalten, sie nach unserem alleinigen Ermessen zu ändern, wann immer dies erforderlich ist. Auch wenn wir angemessene Anstrengungen unternehmen werden, um Sie über alle wesentlichen Änderungen dieser Datenschutzerklärung zu informieren, sollten Sie sich auch bemühen, dieses Dokument regelmäßig zu überprüfen.

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