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Datenschutzerklärung
für FluidLife Management Portal Nutzer

Stand [18.04.2024]

 

Fluidtime Data Services GmbH misst dem Schutz ihrer personenbezogenen Daten größte Bedeutung bei. Wir verarbeiten ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen der EU-Datenschutz Grundverordnung (DSGVO), des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) und des Telekommunikationsgesetzes (TKG) in der geltenden Fassung. Wir sehen es als unsere Verpflichtung an, ihre Daten mit größtmöglicher Sorgfalt zu verwalten und alles zu tun, um ihre Informationen vor Missbrauch zu schützen. Unsere Mitarbeiter und Bevollmächtigten sind verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.

 

Die nachfolgenden Informationen erläutern im Einzelnen, welche Daten während ihrer Nutzung des FluidLife Managementportals erfasst werden und wie wir diese nutzen. Sie können diese Datenschutzerklärung jederzeit im FluidLife Managementportal abrufen.

 

Einzelne Seiten können Links zu anderen Anbietern außerhalb der Fluidtime Data Services GmbH enthalten, auf die sich diese Datenschutzerklärung nicht erstreckt, d.h. wir können für diese Inhalte keine Haftung übernehmen.

 

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für FluidLife Managementportal Nutzer. Dabei handelt es sich um Nutzer, die im Auftrag ihrer Organisation das FluidLife Managementportal ihrer Organisation verwalten. Nutzer, die Mobilitätsleistungen konsumieren, werden in diesem Dokument als „App Nutzer“ bezeichnet. Datenschutzrelevante Themen im Zusammenhang mit App Nutzern sind nicht Inhalt dieses Dokuments.

 

1. Wer ist der Datenverantwortliche?

Der Datenverantwortliche ist Fluidtime Data Service GmbH, Neubaugasse 12-14/25, 1070 Wien.
 

2. Welche Daten werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen sie?

Die folgenden Informationen werden von Fluidtime oder im Auftrag von Fluidtime verarbeitet.

 

2.1 Informationen, die Sie zur Verfügung stellen

Diese Informationen werden während des Registrierungsvorgangs angegeben:

  • Benutzerprofil: Wir verarbeiten und speichern Daten für ihren FluidLife Managementportal Account. Dazu gehört ihr Name, ihre E-Mail-Adresse, ihr Passwort und die Daten des Unternehmens, dessen FluidLife Managementportal Sie verwalten.

  • Rollen: Wir verarbeiten und speichern die ihnen zugewiesenen Rollen für das FluidLife Managementportal für die Zugriffskontrolle.

 

2.2 Informationen, die erstellt werden, wenn Sie unsere Dienste nutzen

Diese Informationen werden während der Nutzung unserer Dienste gespeichert und / oder verarbeitet:

  • Authentifizierung Daten: Wir verarbeiten und speichern ihre Login- und Logout Daten für das FluidLife Managementportal.

  • Profildaten: Wir verarbeiten und speichern alle Daten in Zusammenhang mit Änderungen ihres Benutzerprofils.

  • Profildaten App Nutzer: Wir verarbeiten und speichern Daten über alle von ihnen erstellten Einladungen an App Nutzer und Freischaltungen für Module sowie über alle von ihnen vorgenommenen Änderungen an Einladungen an App Nutzer oder Freischaltungen für Module.

  • Informationsportal: Wir speichern Daten über alle von ihnen durchgeführten Änderungen an News und Informationseinträgen.

  • Push-Nachrichten: Wir speichern Daten über alle von ihnen über das FluidLife Managementportal angestoßenen Push-Nachrichten.

  • Spesenabrechnung: Wir verarbeiten und speichern Daten über alle von ihnen durchgeführten Einträge, Zuteilungen zu App Nutzern, Änderungen, Löschungen sowie das Einfrieren von manuell erfassten Belegen.

  • Geschäftskonten und Mobilitätsbudget: Wir verarbeiten und speichern Daten über alle von ihnen durchgeführten Änderungen in Zusammenhang mit von ihrer Organisation zur Verfügung gestellten Geschäftskonten und Mobilitätsbudgets für App Nutzer.

  • Shared Resources: Wir verarbeiten und speichern Daten über alle von ihnen durchgeführten Änderungen in Zusammenhang mit von ihrer Organisation bereitgestellten Shared Resources.

  • Punkte: Wir verarbeiten und speichern Daten über alle von ihnen durchgeführten Gutschriften, Reduzierungen, Änderungen und Zuteilungen zu App Nutzern von Punkten

  • Coupons: Wir verarbeiten und speichern Daten über alle von ihnen erstellten, bearbeiteten und verwalteten Coupons sowie deren Zuteilungen zu App Nutzern

  • Zugangsmanagement: Wir verarbeiten und speichern Daten über alle von ihnen durchgeführten Änderungen in Zusammenhang mit der Verwaltung von Zugangssystemen und Zugangsberechtigungen.

  • Energiemonitor: Wir verarbeiten und speichern Daten über alle von ihnen freigeschalteten Zählpunkte von digitalen Zählgeräten sowie über alle von ihnen vorgenommenen Änderungen zu freigeschalteten Zählpunkten von digitalen Zählgeräten.

  • Sonstige Daten: Daten, die sie nicht persönlich identifizieren, wie z. B. Zusammenfassungen anonymer Daten, IP-Adressen, Betriebssysteme, Profileinstellungen und Ähnliches, fallen nicht unter diese Richtlinie. Für Daten, die sie nicht als Individuum identifizieren, haben wir das Recht, sie nach unserem Ermessen zu verwenden.

 

Wir verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten über sie, die im Hinblick auf unsere angebotenen Leistungen notwendig sind. Alle unsere personenbezogenen Datenverarbeitungen haben laut Gesetz eine Rechtsgrundlage.

3. Zu welchen Zwecken werden die Daten verarbeitet?

Wir verwenden die bereitgestellten Informationen für die folgenden Zwecke:

 

3.1 Bereitstellen der Dienste

Für die Erbringung unserer Dienstleistungen ist die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten erforderlich. Dies ermöglicht es uns:

  • FluidLife Managementportal Nutzern die benötigten Features zur Verwaltung von Geschäftskonten und Mobilitätsbudgets, Zugang zu Buchungen, Transaktionen und Abrechnungen sowie Statistikdaten zur Verfügung zu stellen.

  • Dienste wie Ride Sharing, Shared Resources, Zugangsmanagement, Energiemonitor, Punkte und Coupons zur Verfügung zu stellen.

  • Die Integrität und Vertraulichkeit von FluidLife Managementportal Nutzern sicher zu stellen.

  • Interne Vorgänge durchzuführen, die für die Bereitstellung unserer Dienste erforderlich sind, einschließlich der Behebung von Softwarefehlern und Betriebsproblemen, Tests und zur Kontrolle.

 

3.2 Gesetzliche Verpflichtungen

Wir können die von uns gesammelten Informationen verwenden, um Ansprüche oder Streitigkeiten im Zusammenhang mit ihrer Nutzung unserer Dienste zu untersuchen oder zu klären, oder wie anderweitig durch geltendes Recht erlaubt, oder wie von Aufsichtsbehörden, Regierungsstellen und offiziellen Anfragen verlangt.

 

3.3 Forschung und Entwicklung

Wir können die von uns gesammelten Informationen für Tests, Forschung, Analysen und Produktentwicklung verwenden. Auf diese Weise können wir die Sicherheit unserer Dienste verbessern und ausbauen, neue Features und Produkte entwickeln und Versicherungs- und Finanzierungslösungen in Verbindung mit unseren Diensten ermöglichen.

 

4. Wer erhält Ihre Daten?

Damit wir ihnen unsere Dienste und die Dienste von Drittanbietern anbieten können, geben wir einige ihrer personenbezogenen Daten an vertrauenswürdige Drittanbieter oder an Behörden weiter. Diese Dienstleister sind vertraglich dazu verpflichtet, ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im für die Leistungserbringung erforderlichen Umfang zu verarbeiten. Nicht-personenbezogene Daten oder anonymisierte statistische Daten können von uns an ausgewählte Dritte weitergeben werden.

 

Eine vollständige Liste aller aktuell genutzten Drittanbieter finden Sie hier: https://www.fluidlife.app/partner

 

Folgende Kategorien von Drittanbieter (Empfängerkategorien) können Daten aus berechtigten Gründen erhalten.

4.1 Hosting Anbieter

Wir speichern und verarbeiten ihre personenbezogenen Daten auf Servern von Drittanbietern. Diese Anbieter werden von uns sorgfältig ausgewählt, um alle Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit zu erfüllen.

 

4.2 Dienstleistungsanbieter

Aktuell übermitteln wir ihre personenbezogenen Daten an keine Dienstleistungsanbieter.

 

4.3 Aus rechtlichen Gründen oder im Falle einer Streitigkeit

Wir können ihre Daten weitergeben, wenn dies durch geltende Gesetze, Vorschriften, Betriebsvereinbarungen, rechtliche Verfahren oder behördliche Aufforderungen erforderlich ist oder wenn die Offenlegung aufgrund von Sicherheits- oder ähnlichen Bedenken anderweitig angemessen ist.

 

Dies schließt die Weitergabe ihrer Daten an Strafverfolgungsbehörden, Regierungsbehörden oder andere Dritte ein, wenn dies erforderlich ist, um unsere Nutzungsbedingungen, Benutzervereinbarungen oder andere Richtlinien durchzusetzen, um unsere Rechte oder unser Eigentum oder die Rechte, die Sicherheit oder das Eigentum anderer zu schützen, oder im Falle eines Anspruchs oder Rechtsstreits in Bezug auf ihre Nutzung unserer Dienste.

 

Dies schließt auch die Weitergabe ihrer Daten an Andere, in Verbindung mit oder während der Verhandlungen über eine Fusion, einen Verkauf von Unternehmensvermögen, eine Konsolidierung oder Umstrukturierung, eine Finanzierung oder eine Übernahme unseres gesamten oder eines Teils unseres Unternehmens durch oder in ein anderes Unternehmen ein.

 

5. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir benötigen Benutzerprofilinformationen, um unsere Dienste bereitstellen zu können, und bewahren diese Informationen so lange auf, wie Sie ihr Konto haben.

 

Wir bewahren bestimmte Informationen, einschließlich Transaktions-, Standort-, Geräte- und Nutzungsinformationen, für mindestens 7 Jahre auf, wenn dies aufgrund von behördlichen, steuerlichen und anderen Anforderungen an den Orten, an denen wir tätig sind, erforderlich ist.

 

Sie können die Löschung ihres Kontos jederzeit durch eine E-Mail an privacy@fluidtime.com beantragen. Nach einer solchen Anfrage löschen wir die Informationen, die nicht aufbewahrt werden müssen.

 

6. Welche Datenschutzrechte haben Sie nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)?

Recht auf Widerruf
Sie haben das Recht, ihre Einwilligung in die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

 

Recht auf Auskunft
Sie haben das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person oder ihrem Pseudonym gespeicherten Daten zu verlangen. Auf ihr Verlangen kann die Auskunft auch elektronisch erteilt werden.

 

Recht auf Löschung oder Berichtigung
Sie haben das Recht, die Löschung oder Berichtigung ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Unter bestimmten Umständen ist es uns nicht möglich, ihr Konto zu löschen. Sobald das Problem, das die Löschung verhindert, gelöst ist, werden wir ihr Konto wie oben beschrieben löschen.

 

Kontaktstelle
Um ihre Rechte auf Widerruf, Auskunft, Löschung oder Berichtigung ihrer Daten wahrzunehmen, wenden Sie sich bitte an Fluidtime Data Services GmbH, Neubaugasse 12-14-/25, 1070 Wien oder senden Sie uns ein E-Mail an privacy@fluidtime.com.

 

Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt. https://www.dsb.gv.at/download-links/dokumente.html

 

Die Nutzung der oben genannten Rechte ist für sie kostenlos.

 

7. Datensicherheit

Ihre Datensicherheit hat für uns höchste Priorität. Unser erklärtes Ziel ist es, alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der Datenverarbeitung zu gewährleisten und ihre personenbezogenen Daten so zu verarbeiten, dass sie vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt sind.

 

Durch den Einsatz modernster Sicherheitssoftware, Verschlüsselungsmethoden und -verfahren entspricht unsere IT-Infrastruktur den höchsten internationalen Sicherheitsstandards. Darüber hinaus fördern wir die Sicherheit ihrer Daten durch den Einsatz von risikominimierenden Maßnahmen und präventiven Vorkehrungen.

 

Unsere Website und die zugehörigen IT-Systeme sind durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff und Veränderung ihrer Daten sowie gegen Verlust und Zerstörung geschützt.

 

Mit unserem Webportal (FluidLife Management Portal) kommunizieren Sie ausschließlich verschlüsselt, so dass die Übertragung von personenbezogenen Daten geschützt ist.

 

Sollten Sie dennoch auf mögliche Sicherheitslücken stoßen, informieren Sie uns bitte so schnell wie möglich! Senden Sie uns eine detaillierte Beschreibung der Sicherheitslücke an privacy@fluidtime.com . Bitte senden Sie uns auch die genaue URL und eine Beschreibung, wie die Schwachstelle gefunden wurde - idealerweise mit einem Screenshot oder Ähnlichem.

8. Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Da wir sicherstellen möchten, dass diese Datenschutzerklärung die Art und Weise wie wir mit ihren Daten umgehen korrekt widerspiegelt, müssen wir uns das Recht vorbehalten, sie nach unserem alleinigen Ermessen zu ändern, wann immer dies erforderlich ist. Auch wenn wir angemessene Anstrengungen unternehmen werden, um sie über alle wesentlichen Änderungen dieser Datenschutzerklärung zu informieren, sollten Sie sich auch bemühen, dieses Dokument regelmäßig zu überprüfen.

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